Так как организация конференций собственными силами требует довольно больших затрат времени и других необходимых ресурсов, все современные компании отдают предпочтение сотрудничеству в этом направлении с профессионалами в данной отрасли. Обращение за помощью к специалистам дает уверенность в том, что конференция будет организована на должном уровне. При этом собственные ресурсы компании остаются незадействованными, а поэтому могут быть использованы для выполнения задач, касающихся основной деятельности.
Основной задачей организаторов конференций является качественный подбор помещения, создание комфортной атмосферы, которая бы соответствовала формату и преследуемым целям мероприятия. Подготовка конференций должна в себя включать:
составление договора и сметы;
составление заявок и разработка информационных листов;
подбор помещения с его последующей арендой;
прием заявок от потенциальных участников конференции;
обеспечение средствами технической поддержки, аудио/видео техникой;
обустройство информационных стендов и др.
Очень многое зависит от того, насколько правильно подобрано помещение (комната для переговоров, конференц-зал). Сегодня компании, предоставляющие подобные услуги, способны предложить самые необычные места для проведения мероприятий. Это может быть выставочный зал, музей, теплоход, крыша небоскреба и т.д. От удачного выбора места проведения собрания может в целом зависеть его успешность. Помещение, которое выбрано для конференции, должно быть достаточно просторным, чтобы в нем могли удобно расположиться все без исключения ее участники. При этом следует обязательно учитывать необходимость организации кофе-брейка или фуршета.
Едва ли не самый важный аспект в организации проведения конференций – это оборудование для конференц-залов. В зале обязательно должны быть компьютер, экран и проектор. Также необходимо предусмотреть наличие факсимильной, междугородной и других видов связи. Отдельное внимание следует уделить звуковому оборудованию, так как от того, насколько качественным будет звук, зависит успешность проведение мероприятия в целом. Для того чтобы все участники конференции имели возможность хорошо слышать выступающих необходима качественная система звукоусиления.
Заранее начатая подготовка к проведению конференции – это залог успешности и достижение поставленных изначально целей.