Організація бухгалтерії є надважливим завданням для кожного підприємця і саме від якості його виконання залежать ефективність фінансового управління, стабільність, успішність бізнесу. Вибір режиму оподаткування, звітування до ДПС, сплата зборів, формування первинної документації, контроль за показниками – все це базується на бухобліку, ведення якого потребує знань і досвіду.
Цифрові рішення для оптимізації бухобліку
Сучасні технології пропонують бухгалтерам та підприємцям безліч рішень, що допомагають оптимізувати фіноблік, спростити виконання завдань, зменшити витрати ресурсів і часу.
Серед основних методів варто звернути увагу на наступні:
- Електронний документообіг – дозволений законодавством, дає змогу вести всю документацію в цифровому форматі, зручно зберігати, давати доступ співробітникам до архівів, створювати готові шаблони й використовувати їх тощо.
- Кабінет на сайті ДПС – в ньому можна формувати звітність прямо в системі, переглядати основні дані про ФОП чи ТОВ, робити звірки показників, надсилати запити до ДПС та ін.
- Автоматизація – застосування бухгалтерських сервісів (Dilovod, M.E.Doc та ін.), CRM-систем, що автоматизують не лише облік, але й інші бізнес-процеси, дозволяє економити час і сили на веденні, формувати аналітику, створювати звіти.
Аутсорсинг бухгалтерії для зниження витрат на облік
Вдалим рішенням для підвищення ефективності фінансового управління може стати аутсорсинг бухгалтерії ФОП, ТОВ. З одного боку, такий варіант дозволяє суттєво знизити витрати.
Послуги аутсорсингової компанії для малого та середнього бізнесу зазвичай обходяться на 45-50% дешевше в порівнянні з оплатою роботи штатного фахівця. Водночас можна зекономити кошти на обладнанні робочого місця, оренді офісного приміщення, купівлі ПЗ, податках, які підприємець сплачує за найманого співробітника та ін.
З іншого ж боку, передання фінобліку на аутсорс професійним бухгалтерам дає низку додаткових переваг. Чому підприємці все частіше вибирають аутсорсинг бухгалтерських послуг:
- Співпраця по договору – гарантія високої якості виконання всіх завдань.
- Відповідальність – аутсорсингова компанія несе її в межах договору, часто і після того, як закінчився термін його дії.
- Захист інтересів клієнта – в разі допущення помилок, наприклад, компанія компенсує шкоду.
- Гарний клієнтський сервіс – налагоджений і чіткий процес взаємодії з клієнтом.
- Регулярне звітування – по всім показникам, виконаним завданням, процесам.
- Стабільність обслуговування – клієнта не турбує, як і хто надає послуги, він не шукає заміну бухгалтеру в разі його звільнення, оформлення лікарняного чи декрету.
- Зниження ризиків фінансових втрат – отримання штрафів за несвоєчасно подані декларації, неправильно нараховані суми податків та ін.
Планування та податкова оптимізація
Фінансове управління будь-яким бізнесом обов’язково включає регулярний аналіз всіх показників і планування. Важливо постійно перевіряти доходи (весь прибуток, чисті доходи) й витрати (змінні, постійні, адміністративні тощо), рентабельність ведення діяльності, дебіторську і кредиторську заборгованість та ін. Точний список всіх показників залежить від специфіки ФОП чи ТОВ.
Водночас важливо шукати шляхи оптимізації – насамперед податкового навантаження. Варто періодично переглядати систему, групу оподаткування на предмет вигідності ставок, прораховувати різні варіанти. Зміна системи/групи може бути актуальною, якщо у компанії змінилась структура доходів і витрат, зменшилися чи збільшились прибутки, з’явилися певні умови, які можуть дати можливість сплачувати збори за більш вигідними ставками.
Будь-яка підприємницька діяльність потребує серйозного та системного підходу до управління фінансами. Тільки за умови регулярного аналізу й контролю всіх показників вдасться мінімізувати ризики, ефективно організувати бізнес-процеси та досягти успіху.